6,5 millions !
C’est le chiffre d’enfants scolarisés en France, de la maternelle au lycée, qui déjeunent à la cantine au moins une fois par semaine. La gestion de cette logistique est prise en charge, soit par les collectivités, soit par des structures privées via l’établissement scolaire.
Ce qui représente environ 1 milliard de repas à l’année ! Avant de choisir un logiciel de cantine scolaire, il est important de savoir quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
mangeant à la cantine chaque jour
Pourquoi a-t-on besoin d’un logiciel de cantine scolaire ?
La cantine scolaire engendre une charge administrative conséquente. Il faut jongler entre les repas équilibrés, éviter le gaspillage, anticiper les présences et facturer les familles.
Tant et si bien qu’il parait indispensable de traiter le quotidien avec un outil informatisé. Il diminuerait la charge de travail et créerait des automatismes. Le plus pratique est un logiciel accessible aussi bien au gestionnaire de la cantine scolaire, au service scolaire et ses animateurs, ainsi qu’aux parents.
Que peuvent gérer les logiciels de cantine scolaire ?
L’inscription à la restauration scolaire
La cantine fait partie de ce que l’on nomme le temps périscolaire tout comme la garderie du matin et du soir ou l’étude surveillée. Les enfants doivent être inscrits en premier lieu pour obtenir le droit d’entrée. Le logiciel doit permettre la création d’une fiche qui lui est dédié, avec de nombreuses informations utiles, comme :
- l’identité de l’enfant,
- les coordonnées des parents (le lieu de résidence de l’enfant, si les parents sont séparés),
- la prise en compte du régime alimentaire, des allergies,
- la désignation de la fréquence des repas (réguliers ou bien occasionnels),
- son régime alimentaire
- les personnes à prévenir en cas d’urgence.
Les données recueillies dans les logiciels payants suivent obligatoirement les recommandations CNIL dans le but de respecter le RGPD.
L’administration au quotidien des repas
Chaque enfant mangeant à la cantine doit être comptabilisé. D’un jour à l’autre, leur nombre change. Il n’est donc pas question pour l’administration de commander un nombre de repas à l’aveugle, ni de gérer au jour le jour les inscriptions.
Le premier inconvénient serait de ne pas pouvoir fournir un repas à chaque enfant présent et de devoir en jeter pour cause de surnombre. Le second est la prise en compte de l’alimentation particulière d’un enfant. Il pourrait virer au drame en cas d’allergie, si le repas destiné à l’un est donné à un autre. Si la plupart des plateaux repas sont identiques, certains sont nominatifs.
Alors comment optimiser l’administration au quotidien des repas et la problématique des effectifs ?
La solution magique qui facile le travail de votre intendance, c’est de confier la gestion des effectifs aux familles ! Et oui, un certain nombre de logiciels de cantine, propose un espace en ligne, dit également « portail familles ». Il permet aux parents de gérer le quotidien et ainsi :
Anticiper les repas occasionnels
Certains enfants ne mangent à la cantine qu’occasionnellement. Un logiciel peut conditionner l’inscription à la capacité d’accueil du restaurant scolaire et ses services. De surcroit, il serait capable aussi de pénaliser le manque d’anticipation. Ainsi, vous pourriez limiter l’inscription au minima 2 jours avant ou encore bloquer la veille dès 20h.
Gérer les absences
À contrario, un enfant mangeant régulièrement à la cantine, ne doit pas être comptabilisé au niveau du repas s’il est absent. Cela créerait un gaspillage alimentaire. Ainsi, la famille informant, toujours en ligne, de l’absence de son enfant pourrait être décompté du repas.
Transmettre des informations utiles
Les parents doivent pouvoir à tout moment, avoir accès au dossier de leurs enfants. Ainsi, les informations modifiées en ligne, comme les allergies, sont aussitôt transmises à l’administration et personnel de cantine.
Communiquer les repas de la semaine
Les repas de nos cantines françaises sont étudiés avec soin par des nutritionnistes. Chaque semaine, la liste des menus hebdomadaires est affichée aux enfants. Les parents ne sont pas en reste. Ils doivent pouvoir accéder à ce menu, via leur ordinateur ou smartphone, depuis leur « portail familles ».
Il n’est plus à démontrer qu’utiliser un logiciel de cantine, permettrait d’anticiper les effectifs et leur spécificité alimentaire. Ainsi la brigade de cuisiniers pourrait sereinement faire preuve de créativité. Leur unique préoccupation serait désormais de proposer des plats variés et donner l’envie aux enfants de découvrir de nouvelles saveurs.
Pointage des présents
C’est le point noir des logiciels de cantine gratuit. Le pointage des enfants !
La plupart propose d’imprimer une liste papier des inscriptions possibles, ou mieux encore une liste des enfants attendus. Mais aucun n’aura des solutions digitales de pointage avec transfert des données vers le logiciel.
Pour faciliter la transmission immédiate de l’information, il existe des solutions professionnelles :
- Le badgage par carte à code barre. Plutôt réservé pour les écoliers, collégiens et lycéens. L’enfant présente lui-même sa carte. Elle sert également aux autres activités du périscolaire. Il faut compter le coût des lecteurs, des cartes ainsi que de l’installation.
- Le pointage par l’animateur ou surveillant sur tablette ou smartphone pour les enfants plus petits. Son coût est plus raisonnable que le premier. L’équipement est limité à l’achat de la licence de l’application et de la tablette. La tablette n’étant pas nominative. Elle peut servir à plusieurs collaborateurs.
La gestion comptable
Nul doute qu’il s’agit de la fonctionnalité la plus délicate. Les logiciels périscolaires professionnels sont loin devant dans ce domaine, avec leur capacité à paramétrer des tarifs complexes. Gratuité du 3e enfant, tarif au lieu d’habitation en sont des exemples !
Le quotient familial (CAF) est également utilisé pour définir le barème du montant à payer. Le logiciel doit pouvoir calculer le bon tarif immédiatement, même si les informations financières semblent compliquées.
Comme je le disais plus haut, les logiciels payants offrent la possibilité de s’interfacer avec un « portail familles » ou le trésor public. Les familles reçoivent et paient leurs factures directement en ligne.
Bien évidemment le mode de paiement est au choix, mais peut aussi se cumuler. On retrouve fréquemment le :
- paiement directement à votre trésorerie (espèce, chèque, carte bancaire ou bien virement)
- règlement par CB auprès de votre partenaire financier via « portail familles »
- paiement en bureau de tabac avec les factures Datamatrix
La dernière nouveauté est le paiement par carte bleue, sans frais bancaire. Seul un éditeur de logiciel de cantine le propose gratuitement.
La prise en main et l’assistance
Il n’est pas indispensable d’avoir un super niveau en informatique pour appréhender le fonctionnement d’un logiciel. Une formation est souvent nécessaire pour sa prise en main. Notons que les éditeurs du marché sont pour la plupart certifiés Qualiopi. A ce titre, les formations payantes peuvent être prises en charge par l’OPCO. (OPérateurs de COmpétences, anciennement OPCA, Organisme Paritaire Collecteur Agréé).
Outre cela, les sociétés de logiciel payant proposent un pack « Service assistance » par téléphone et/ou par ticket via l’espace client.
De quoi rassurer la plupart des utilisateurs en cas de questions ou de dossiers complexes. De plus, vous profiterez des mises à jour réglementaires et fonctionnelles en prime !
En revanche, le logiciel utilisé gratuitement ne donne pas accès à un service d’assistance, ni aux mises à jour.
Et dernier point qui n’est pas des moindres : la propriété et la sauvegarde de vos données.
Vérifiez bien cela avant d’opter pour un logiciel. Car la perte de données peut être fatale à une activité. Tant et si bien que les éditeurs qui ont pignon sur rue, vous garantissent ce service.